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2 janvier 2014 4 02 /01 /janvier /2014 14:04

 

 

Comme la saison a plutôt mal commencé, voici donc une petite suggestion en 3 étapes à destination de toute personne qui aimerait parler dans un micro :

 

                  1-   Préparation de la réunion

                  2-   Animation de la réunion

                  3-   L’après-réunion : le compte rendu voire l’essai de paration de la réunion

 

 

Étape 1 : La préparation de la réunion

 

« Bin ouais, quoi ! »

 

Déjà, pour préparer une réunion, plusieurs paramètres importants vont rentrer en ligne de compte, à savoir :

 

                  1-   Élaborer le contour de la réunion.

 

                  2-   Prévoir la date et la réservation de la salle.

 

                        Le plus difficile est de trouver la salle appropriée aux nombres de participants et libre à la date où sont disponibles ces derniers.

                        Elle devra être facilement accessible (transport, parking).

                        Vous devrez prendre en compte :

                                 a-   sa capacité en termes de places assises ;

                                 b-   la salle est-elle modulable (dimension, forme) selon le type de présentation voire d'animation ;

                                 c-   la présence de matériel indispensable comme : un ordinateur, un vidéoprojecteur, un paper board, crayons, surligneurs, etc. ;

                                 d-   prévoir des pauses si la réunion se déroule sur un temps long;

                                 e-   la date de la réunion : afin d'avoir un maximum de participants, là, mieux vaut éviter les périodes scolaires et les vacances d'été.

 

                  3-   Prévenir les participants.

 

                        Lors de la diffusion de l'ordre du jour, vous n'omettrez pas de leur indiquer précisément :

                                 a-   la date et le lieu de la réunion,

                                 b-   l'heure de début et de fin de la réunion : c'est utile pour permettre aux personnes souhaitant venir de s’organiser,

                                 c-   un plan d'accès reprenant les facilités de transport et de stationnement peut être le bienvenu,

                                 d-   peut-être aussi joindre un document de travail pour faciliter les échanges et aider les participants à préparer leur intervention.

 

Une réunion ne s’improvise pas. Parce que là, on verra très vite si on a travaillé le(s) dossier(s). Et travaillé en profondeur et à combien de personnes…

 

L’utilisation de la méthode « TOP » permet de préparer méthodiquement la réunion en définissant les principaux objectifs de la réunion :

 

Alors, qu’est-ce que la méthode « TOP » ?

 

                  T :  définir clairement le thème de la réunion, c’est-à-dire :

 

« De quoi allons nous parler ? »

 

                  : définir l’objectif à atteindre à l’issue de la réunion, c’est-à-dire :

 

« Devons nous trouver des solutions,

présenter uniquement les si chères problématiques,

ou présenter les médiocres résultats ? »

 

                  P : définir avec précision le plan, l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif.

 

« Alors, qui va prendre la parole pour parler de ce point,

Parce qu’il ne faut pas que je monopolise la parole,

les gens risquent de se douter de choses plus très fausses… »

 

 

Toutes ces informations doivent ensuite être retranscrites dans un ordre du jour présentant :

                  1-   le TOP ;

                  2-   la liste de participants (il est possible, et même recommandé, d’y faire figurer le rôle de chacun, la raison de sa présence, qui ne tient pas forcément compte que de sa fonction mais aussi de la valeur ajoutée qu’il pourra apporter dans la réunion) ;

                  3-   les aspects matériels tels que le lieu, l’heure de la réunion, la durée, etc.

                  4-   Les participants : les choisir, les préparer

                  5-   Le choix des participants doit se faire en tenant compte de plusieurs critères : la compétence, l’autorité et l’intérêt vis-à-vis du ou des sujets abordés.

 

Dans tous les cas, hormis pour les réunions d’information, il est important de limiter le nombre de participants à dix. Au-delà, l’animation devient plus difficile.

 

Mais à Beuvry (62660) dans la majorité, ça ne sera pas le cas.

 

Des éléments de préparation peuvent aussi être remis aux participants afin qu’ils puissent les compléter et se préparer. L’utilisation de stimulants au préalable et au comptoir est à proscrire bien évidemment !

 

Ces éléments peuvent être des synthèses, analyses, graphiques, conclusions des précédentes réunions, etc.

Et comme les mains seront occupées avec le micro…

 

Attention à ne pas négliger la logistique qui est la garante d’une bonne organisation.

 

Vient enfin la préparation des éléments logistiques (souvent négligés) tels que le tableau blanc, rétroprojecteur, matériel audiovisuel, les feutres, etc.

La sono et le micro !

 

Il convient de s’assurer également du bon fonctionnement de ces équipements. Il n’est pas du meilleur effet de faire attendre les participants 15 minutes le temps que l’animateur trouve un feutre qui fonctionne correctement.

 

 

Étape 2 : Animation de la réunion

 

L’animation d’une réunion demande certaines qualités personnelles telles que l’assertivité (en résumé, il s’agit de la faculté à savoir dire non et imposer ses choix dans le respect de l’autre), l’empathie, le leadership. Mais encore une fois, une réunion bien préparée est toujours plus facile…

 

L'animateur doit créer un climat de confiance pour mener une réunion efficace, il sera ainsi producteur, régulateur et facilitateur :

 

                  -     Producteur car il donne les règles du jeu.

                  -     Régulateur car il sollicite les échanges et gère les phénomènes affectifs.

                  -     Facilitateur car il structure la progression du groupe.

 

L'animateur doit aussi questionner, écouter, distribuer le temps de parole.

 

Les pièges à éviter sont surtout l’improvisation de l'animation de la réunion, la monopolisation du temps de parole, l’encouragement de digressions hors sujet, ou les railleries…

 

Comment réussir à bien parler en public ?

 

Il faut dire qu'une bonne partie de la conférence sera due à la communication interpersonnelle.

 

Pour réussir une intervention et/ou une prise de parole en public, il ne faudra pas négliger l’entrée ni la sortie, et capter l'attention de l’auditoire, c'est-à-dire :

                  1-   être percutant, précis, net, chirurgical,

                  2-   oser exposer, argumenter, convaincre,

                  3-   avoir un air conquérant, éviter de paraître sur la défensive

                  4-   surprendre à bon escient en donnant des chiffres stratégiques,

                  5-   savoir faire passer les messages clés : le poids des mots et le choc des photos…

 

La première étape est de choisir les lieux, l’espace où l’on va se tenir, se mouvoir. Rester statique fatigue…

 

Éviter l'improvisation ou tout changement de dernière minute, car cela est très déstabilisant.

Prévoir les sujets à aborder ainsi que les modes d'intervention : seul(e) ou à plusieurs ?

 

Qui passe avant vous et après vous ?

 

Avant toute intervention, on n'oublie pas de se présenter : nom, fonction, mission.., si cela est possible vous pouvez aussi demander à votre auditoire de se présenter.

 

Il faut savoir intéresser l’auditoire, provoquer des réactions,

Si l’on opte pour un mini show, utiliser une dose d'humour ainsi que des informations importantes et pertinentes pour ne pas lasser le public qui risque de se sentir simple spectateur

 

Certaines personnes utilisent le jeu des questions-réponses :

 

                  -     Cependant il faut bien savoir le maîtriser, car généralement, il y a absence de questions, les personnes n'osant pas se lancer de peur d'être ridicules.

                  -     Ne pas hésiter à amorcer la pompe en préparant la première question du style : « une des questions que l'on me pose souvent est... »

                  -     Terminer par un message fort pour impressionner l’assistance, ne pas hésiter également à rappeler une adresse e-mail, une publication ou le lieu d'une nouvelle réunion.

 

Pour éviter les situations embarrassantes, il y a quelques erreurs à éviter, à savoir :

                  -     Éviter un cadre formel, cela intimide les gens.

                  -     Ne jamais lire un PowerPoint ou des aides visuelles, mais s’appuyer sur les mots clés, apporter des commentaires pour y apporter une vraie valeur ajoutée.

                  -     Ne pas apprendre par cœur de texte : cela pour éviter de risquer les trous des mémoires et d'être paralysé par le trac, maîtriser le sujet d'intervention est préférable.

                  -     Attention à l’angle visuel, il ne doit pas toujours être le même : on ne doit en aucun cas, ignorer une partie de l’assistance.

 

 

Savoir capter le degré d'écoute du public, il faut en tenir compte tout le long de l’intervention.

 

Il n'est pas interdit d'avoir un verre d'eau à portée de main pour se désaltérer en cas de besoin. Ce qui permet d’accentuer le dernier point abordé, à l’assistance d’organiser ce qui vient de lui être présenté, de préparer la phrase qui va être énoncée ensuite…

 

 

Étape 3 : L’après-réunion : le compte rendu

 

À l’issue de la réunion, ou à très brève échéance, une synthèse écrite (soit par l’animateur, soit par le secrétaire désigné) doit être diffusée à l’ensemble des participants.

 

Faire un compte rendu permet de récapituler les idées qui ont été abordées à la réunion, répondant à la problématique de l'ordre du jour.

 

Mais aussi, il permet d'isoler les incidents qui s'y sont produits.

 

Le compte rendu type repose sur trois éléments :

Description des idées abordées.

Points d'amélioration pour l'organisation de la prochaine réunion.

Objectifs pour la prochaine réunion de travail.

 

 

Petit coup d’œil :

http://www.animerunereunion.com/

 

 

 

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Published by Panglos
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